A Tokodi Polgármesteri Hivatal (2531 Tokod, Kossuth Lajos u. 53.) önállóan működő hivatal. A polgármesteren is a jegyzőn túl jelenleg 11 fő határozatlan időre kinevezett köztisztviselő látja el az önkormányzati és államigazgatási feladatokat. A polgármesteri hivatal munkáját 2 fő fizikai alkalmazott segíti, akik részmunkaidőben ellátják a kézbesítői és a takarítási feladatokat.
A Hivatal a következő fontosabb önkormányzati és hatósági feladatokat látja el:
– Tokod Nagyközség Önkormányzata Képviselő-testületének működésével kapcsolatos feladatok (ülések előkészítése, döntések végrehajtása stb.);
– Személyügyi feladatok;
– Bejövő és kimenő ügyiratok iktatása, irattározása, iratkezelése;
– Anyakönyvi igazgatás;
– Hagyatéki eljárás;
– Lakcím-és népességnyilvántartás;
– Választással, népszavazással kapcsolatos feladatok;
– Szociális és gyermekvédelmi feladatok;
– Ipari és kereskedelmi igazgatás;
– Köztisztasági feladatok;
– Közterülethasználattal kapcsolatos feladatok;
– Mezőgazdasági- és állategészségügyi igazgatás;
– Birtokvédelem;
– Önkormányzati (költségvetési) gazdálkodás;
– Adóügyi igazgatás.
A „Csatlakozási konstrukció az önkormányzati ASP rendszer országos terjesztéséhez” projekt Tokod település teljes lakosságát érinti. 2016. január 1-jén a település állandó lakóhellyel rendelkező lakosainak száma: 4 265 fő. Tartózkodási hellyel rendelkezők száma ugyanezen időpontban: 281 fő.
Jelen beszerzés kapcsán a pályázónak közbeszerzési kötelezettsége nem áll fenn, tekintettel a 2015. évi CXLIII. törvény a közbeszerzésekről alapján.
Az önkormányzat az alábbi szakrendszerekhez kíván csatlakozni: a) iratkezelő rendszer, b) elektronikus ügyintézési portál rendszer, c) gazdálkodási rendszer, d) ingatlan vagyon-kataszter rendszer, e) önkormányzati adó rendszer, f) ipar- és kereskedelmi rendszer, g) hagyatéki leltár rendszer.
A projekt közvetlen célcsoportját a hivatal alkalmazottai alkotják, közülük 11 munkavállaló fogja használni az ASP rendszert a bevezetést követően.